Gedagvaard door de VvE? Check het mandaat!

Als een Vereniging van Eigenaren (VVE) wil optreden in een procedure (als eisende partij of gedaagde De partij die gedagvaard wordt om te verschijnen in een rechtszaak wordt aangeduid als de gedaagde.
» Meer over gedaagde gedaagde) dan moeten de leden hiermee instemmen. Blijft zo’n besluit achterwege of voldoet het besluit niet aan de eisen, dan kan dit als gevolg hebben dat de VVE niet-ontvankelijk Een partij in een gerechtelijke procedure (rechtszaak) is niet-ontvankelijk als er niet is voldaan aan de formele vereisten.
» Meer over niet-ontvankelijk niet-ontvankelijk is. Recentelijk oordeelde de rechtbank over een dergelijke kwestie. Advocaat Vastgoedrecht Thomas van Vugt, gespecialiseerd in VVE-kwesties, licht de uitspraak toe.

VVE niet op juiste wijze verschenen in procedure

eiser De partij die gedagvaard wordt om te verschijnen in een rechtszaak wordt aangeduid als de gedaagde. Dit in tegenstelling tot de eiser, de partij die het initiatief tot de rechtszaak heeft genomen en daartoe door een gerechtsdeurwaarder een dagvaarding heeft laten betekenen aan de gedaagde.
» Meer over eiser Eiser in deze zaak, een appartementseigenaar De gerechtigde tot een appartementsrecht.
» Meer over appartementseigenaar appartementseigenaar, dagvaardt de VVE in verband met een geschil over herstelkosten van gebreken aan de gemeenschappelijke gedeelten. Een advocaat dient namens de VVE een conclusie van antwoord Een conclusie van antwoord bevat de reactie op de dagvaarding, en kan tevens een eis in reconventie bevatten. De wet geeft diverse regels over de formaliteiten waaraan een conclusie van antwoord moet voldoen.
» Meer over conclusie van antwoord conclusie van antwoord in maar de rechtbank is van mening dat niet is gebleken dat de VVE heeft ingestemd met het voeren van verweer: er ligt geen besluit van de vergadering van eigenaren aan ten grondslag. Eiser is zelf op de hoogte van wat er op de ledenvergaderingen wordt besloten en betwist dat deze instemming is gegeven. De rechtbank stelt haar in de gelegenheid om dit gebrek te herstellen door het verweer (bij besluit) te bekrachtigen.

Besluit tot geven mandaat advocaat rechtsgeldig?

De VVE geeft vervolgens in een akte Een ondertekend geschrift, bestemd om tot bewijs te dienen.
» Meer over akte akte aan dat de vereniging van eigenaars in een op 26 maart 2013 gehouden vergadering mandaat heeft gegeven aan de advocaat om verweer te voeren en op te treden namens de vereniging van eigenaars in deze procedure. Eiser wijst erop dat er formele en materiële gebreken aan dit besluit kleven. Zo was de betreffende vergadering een zogenaamde “tweede vergadering” omdat bij de eerste vergadering het quorum om een rechtsgeldig besluit te nemen, niet was gehaald. Echter, bij deze eerste vergadering stond dit besluitpunt (mandaat advocaat) niet op de agenda. Dan mag dit agendapunt niet zonder quorum op de tweede vergadering worden besloten, aldus eiser.

Vernietigbaar besluit geldig zolang niet vernietigd

De rechtbank overweegt dat eiser terecht stelt dat het besluit tot stand gekomen in strijd met de daaraan in het modelreglement Een standaardmodel voor een splitsingsreglement.
» Meer over modelreglement modelreglement (of splitsingsreglement Reglement in de splitsingsakte waarin rechten en plichten van de appartementseigenaar staan beschreven.
» Meer over splitsingsreglement splitsingsreglement) gestelde eisen. Dit heeft tot gevolg dat het besluit vernietigbaar is. Maar vernietiging moet dan wel worden verzocht door een belanghebbende bij de kantonrechter. Zolang de kantonrechter een besluit niet heeft vernietigd, is het besluit rechtsgeldig (in tegenstelling tot nietige besluiten). Omdat eiser geen vernietigingsprocedure is gestart en dit ook niet van plan is, gaat de rechtbank uit van het besluit om mandaat te geven aan de advocaat. De VVE is dus nu wel verschenen in de procedure en de procedure kan worden voortgezet.

De formele en materiële eisen voor besluitvorming VVE

In het splitsingsreglement staan de formele en materiële eisen voor het nemen van besluiten. Om een rechtsgeldig besluit te nemen worden alle leden van de VVE (dus alle appartementseigenaren) opgeroepen voor een vergadering. Voor de meeste besluiten is een meerderheid van stemmen nodig, voor bijzondere besluiten soms een kwalitatieve meerderheid (bijvoorbeeld 4/5^de van de stemmen) of unanimiteit. Voorts is vereist dat er een vastgesteld quorum wordt behaald.

Quorum: minimaal aantal stemmen dat aanwezig moet zijn

Een quorum is het minimaal aantal stemmen dat aanwezig moet zijn op een vergadering om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen. Is de opkomst te laag, dan zal er een tweede vergadering moeten worden uitgeschreven. Op deze vergadering geldt er geen quorum. Ongeacht de opkomst kunnen er besluiten worden genomen (conform de stemvereisten: meerderheid van stemmen, kwalitatieve meerderheid of unanimiteit). Let wel, op deze tweede vergadering kunnen alleen besluiten worden genomen ten aanzien van punten die geagendeerd stonden voor de eerste vergadering. Voor nieuwe punten geldt wel weer het quorumvereiste.