Het einde van het jaar is in zicht, vergeet niet uw jaarrekening 2020 tijdig te deponeren

Het einde van het jaar komt in zicht en dat betekent dat ook de uiterste datum waarop uw jaarrekening 2020 moet zijn gedeponeerd in zicht komt. Het niet of niet tijdig deponeren van uw jaarrekening kan vergaande gevolgen hebben voor u als bestuurder.

Advocaat Mariëlle de Wild, gespecialiseerd in het ondernemingsrecht, zal in deze blog ingaan op de uit de wet volgende deponeringsplicht en wat daarbij komt kijken. Ook zal kort bij de gevolgen van het niet of niet tijdig deponeren van de jaarrekening worden stilgestaan.

Opmaken en ter inzage leggen van de jaarrekening

Voordat tot het deponeren van een jaarrekening kan worden overgegaan dient de jaarrekening eerst te worden opgemaakt. De wet bepaalt dat het bestuur binnen vijf maanden na afloop van een boekjaar Het boekjaar van een rechtspersoon is het kalenderjaar, indien in de statuten geen ander boekjaar is aangewezen.
» Meer over boekjaar boekjaar de jaarrekening opmaakt en ter inzage legt. Deze termijn kan eenmalig worden verlengd als de algemene vergadering Het orgaan binnen verenigingen en vennootschappen met in aandelen verdeeld kapitaal met alle bevoegdheid die niet aan het bestuur of aan anderen is toegekend.
» Meer over algemene vergadering algemene vergadering van aandeelhouders daartoe beslist. De maximale termijn voor het opmaken van de jaarrekening bedraagt dus tien maanden na afloop van het boekjaar.

Om te kunnen vaststellen dat een jaarrekening is opgemaakt is niet vereist dat de jaarrekening door het bestuur is ondertekend. Ook op andere wijzen kan blijken dat een jaarrekening is opgemaakt, denk daarbij aan de notulen van een bestuursvergadering waaruit dit blijkt of een opmaakbesluit genomen door het bestuur. Let op: voorstaande betekent niet dat een jaarrekening in het geheel niet door de bestuurders hoeft te worden ondertekend, dat is namelijk wel zo. Door ondertekening geeft degene die de jaarrekening ondertekent er blijk van dat hij de jaarrekening als juist ervaart en voor de juistheid verantwoordelijkheid draagt. In het geval een bestuurder zich niet met de jaarrekening kan verenigen, gaat hij niet over tot ondertekening maar dient de reden daarvan op de jaarrekening te worden vermeld.

Vaststellen van de jaarrekening

Na het opmaken van de jaarrekening dient deze door de algemene vergadering van aandeelhouders te worden vastgesteld. Voor het vaststellen van de jaarrekening is in de wet geen termijn bepaald.

Voordat een jaarrekening kan worden vastgesteld dient te worden nagegaan of de jaarrekening moet worden onderzocht door een accountant. De controle door een accountant kan achterwege blijven indien de desbetreffende onderneming kwalificeert als een micro- of kleine rechtspersoon Het BW kent geen algemene definitie van rechtspersoon.
» Meer over rechtspersoon rechtspersoon.

Het kan voorkomen dat de algemene vergadering van aandeelhouders niet overgaat tot de vaststelling van de jaarrekening, er is dan sprake van verwerping van een door het bestuur opgemaakte jaarrekening. Het (voornaamste) gevolg daarvan is dat er geen winstuitkering kan plaatsvinden. Het niet vaststellen van de jaarrekening door de algemene vergadering van aandeelhouders brengt overigens niet met zich mee dat niet tot deponering daarvan hoeft of kan worden overgegaan.

Uitzondering in geval alle bestuurder(s) tevens tezamen alle aandelen houden

In het geval alle aandeelhouders ook bestuurders van de vennootschap zijn geldt dat de jaarrekening op vereenvoudigde wijze kan worden vastgesteld namelijk door het opmaken (en ondertekenen) van de opgemaakte jaarrekening. Deze vereenvoudigde wijze van vaststelling heeft gevolgen voor de termijn waarbinnen de jaarrekening moet zijn gedeponeerd, waarover hierna meer.

Deponeren van de jaarrekening

Ondanks dat voor het vaststellen van de jaarrekening geen termijn geldt, geldt wel een uiterste termijn voor het deponeren van de jaarrekening. De uiterste termijn waarbinnen een jaarrekening moet zijn gedeponeerd is één jaar na afloop van het boekjaar. Met andere woorden een jaarrekening dient uiterlijk op 31 december van het jaar dat volgt op het afgelopen boekjaar te zijn gedeponeerd. Ook in het geval de vaststelling niet binnen twee maanden na de maximale termijn voor het opmaken van de jaarrekening (10 maanden) heeft plaatsgevonden. Let op: de termijn voor deponeren na vaststelling bedraagt acht dagen, indien de vaststelling dus voor 24 december plaatsheeft dient de jaarrekening voor 31 december te zijn gedeponeerd.

In het geval alle aandeelhouders tevens bestuurders zijn van de onderneming geldt eveneens de termijn van acht dagen voor het deponeren van de jaarrekening; ervan uitgaande dat de jaarrekening op de laatste dag van de maximale termijn van het opmaken van de jaarrekening is opgemaakt, zijnde 31 oktober, geldt dat de deponering uiterlijk op 8 november dient te geschieden.

Gevolgen bij het niet voldoen aan een wettelijke termijn

Het niet tijdig deponeren van de jaarrekening kan in geval van faillissement van de onderneming (binnen drie jaar nadat een termijn is geschonden) worden aangemerkt als onbehoorlijk bestuur, tenzij de schending kan worden aangemerkt als een onbelangrijk verzuim De situatie dat, en de periode waarin een schuldenaar nalaat een opeisbare prestatie te verrichten.
» Meer over verzuim verzuim. Ook kan de niet tijdige deponering leiden tot een aansprakelijkheid De gehoudenheid van een persoon of bedrijf om schade ontstaan uit een onrechtmatige daad of wanprestatie te vergoeden.
» Meer over aansprakelijkheid aansprakelijkheid tegenover de vennootschap.

Het niet vaststellen of goedkeuren van de jaarrekening kan daarnaast onder omstandigheden in strijd met de redelijkheid en billijkheid Een bron van ongeschreven objectief recht waaraan mensen zich moeten gedragen jegens elkaar.
» Meer over redelijkheid en billijkheid redelijkheid en billijkheid zijn. Wat eveneens kan leiden tot bestuurdersaansprakelijkheid Een breed, algemeen begrip voor de aansprakelijkheid van de bestuurder van een rechtspersoon jegens ofwel die rechtspersoon of een of meer schuldeisers of andere belanghebbenden bij die rechtspersoon. De wet kent een aantal specifieke bepalingen over bestuurdersaansprakelijkheid.
» Meer over bestuurdersaansprakelijkheid bestuurdersaansprakelijkheid.

Tot slot geldt dat het niet deponeren van de jaarrekening kwalificeert als een economisch delict.

Heeft u vragen over het moment waarop u geacht wordt de jaarrekening op te maken, wanneer de vaststelling uiterlijk dient plaats te vinden of de termijn waarbinnen deponering van de jaarrekening moet geschieden dan staan de advocaten van AMS u daarover graag te woord.