50Plus mag digitaal vergaderen, maar zorgvuldigheid is geboden

In een recent vonnis oordeelde een voorzieningenrechter van de rechtbank Den Haag dat 50Plus de voorzitter van de kandidatencommissie voor de Tweede Kamer via e-mail kan benoemen. De rechter waarschuwde 50Plus wel om de digitale besluitvormingsprocedure zorgvuldig vorm te geven. Aan de hand van deze zaak bespreekt advocaat ondernemingsrecht Onno Hennis belangrijke aspecten van de nieuwe noodwet inzake digitaal vergaderen.

Wat is de achtergrond?

Als gevolg van de coronacrisis werd een ledenvergadering van 50Plus, waarin de voorzitter van de kandidatencommissie zou worden benoemd, geannuleerd. Daarom werd voorgesteld om de benoeming via e-mail (en post) en zonder vergadering plaats te laten vinden. De statuten De statuten vermelden bij rechtspersonen met in aandelen vermeld kapitaal het bedrag van het maatschappelijk kapitaal en het soort, aantal en het bedrag van de aandelen. Voorts bevatten de statuten bepalingen over bestuur, aandeelhoudersvergadering, een eventuele raad van commissarissen, ontbinding en vereffening.
» Meer over statuten statuten en het huishoudelijk reglement Een aanvulling op het splitsingsreglement waarin leef- en gebruiksregels staan opgenomen.
» Meer over huishoudelijk reglement huishoudelijk reglement van 50Plus voorzagen evenwel niet in die wijze van (digitale) besluitvorming.

Vrees voor onzorgvuldige besluitvorming

Een van de leden van 50Plus wilde zich graag kandideren voor de positie als voorzitter van de kandidatencommissie. Hij had bezwaar tegen de digitale besluitvorming, omdat deze onvoldoende transparant zou zijn. De vrees bestond dat het bestuur zou kunnen beïnvloeden wie uiteindelijk als voorzitter zou worden gekozen. Daarop begon hij een kort geding.

Hoofdregel: besluit vrucht van onderling overleg

Ten aanzien van besluitvorming bij rechtspersoon Het BW kent geen algemene definitie van rechtspersoon.
» Meer over rechtspersoon rechtspersonen, geldt sinds jaar en dag het uitgangspunt dat dit de vrucht moet zijn van onderling overleg. Het idee daarachter is dat overleg de inhoud van een besluit ten goede komt en dat een besluit breder gedragen wordt wanneer de betrokkenen zich daarover hebben kunnen uiten.

Besluitvorming per e-mail?

Met dit uitgangspunt lijkt het moeilijk verenigbaar dat een besluit tot benoeming van de voorzitter van een belangrijk orgaan, per e-mail wordt genomen zonder dat daarover wordt ‘vergaderd’. Van enige betekenisvolle dialoog is dan immers geen sprake, aldus ook de eiser De partij die gedagvaard wordt om te verschijnen in een rechtszaak wordt aangeduid als de gedaagde. Dit in tegenstelling tot de eiser, de partij die het initiatief tot de rechtszaak heeft genomen en daartoe door een gerechtsdeurwaarder een dagvaarding heeft laten betekenen aan de gedaagde.
» Meer over eiser eiser. Verder stelde hij dat er nauwelijks controle was op de stemming (en telling daarvan) en dat het besluit best nog even kon worden uitgesteld (totdat er weer normaal vergaderd kan worden). De kandidatenlijst zou pas 11 maanden later gereed moeten zijn.

Noodwet in verband met het coronavirus

Het belangrijkste (formele) argument van eiser was dat de statuten van 50Plus deze wijze van besluitvorming niet mogelijk maakten. Enig benoemingsbesluit in strijd met de statuten zou derhalve ongeldig zijn. De voorzieningenrechter gaat echter aan dat argument voorbij. De reden was dat er 5 dagen na het instellen van het kort geding een noodwet, die digitale besluitvorming onder voorwaarden mogelijk maakte, van kracht werd. Er was dus (inmiddels) een wettelijke basis voor besluitvorming per e-mail.

Voorwaarden aan digitale besluitvorming

De noodwet stelt wel twee belangrijke voorwaarden aan digitale besluitvorming. Ten eerste moet de vergadering via de elektronische weg (bijvoorbeeld via audio of video-livestream) te volgen zijn. Verder geldt dat de leden tot 72 uur van te voren vragen moeten kunnen stellen (die tijdens de vergadering worden behandeld).

Digitaal vergaderen mag, maar de rechter waarschuwt

50Plus heeft tijdens de zitting – die vanwege het coronavirus overigens ook via videobellen plaatsvond – aangegeven zich aan de voorwaarden van de noodwet te houden. 50Plus maakte evenwel niet inzichtelijk hoe de digitale vergadering ingericht zou worden. Het bestuur gaf aan dat zij dat later zelf zou invullen en daarover niet in overleg zou treden met de eiser (of andere betrokkenen). Daarover betoonde de rechter zich kritisch.

De rechter wees 50Plus expliciet op het risico dat het benoemingsbesluit in de toekomst zou kunnen worden aangetast. Bijvoorbeeld als het verkiezingsproces onregelmatig zou verlopen. Een besluit is immers vernietigbaar wegens strijd met de redelijkheid en billijkheid Een bron van ongeschreven objectief recht waaraan mensen zich moeten gedragen jegens elkaar.
» Meer over redelijkheid en billijkheid redelijkheid en billijkheid. De rechter raadde 50Plus daarom aan om toch met de betrokkenen in gesprek te gaan (geheel in lijn met het uitgangspunt van onderling overleg).

Nood breekt wet?

Met de noodwet is getracht om een tijdelijke regeling te bieden in een tijd waarin fysieke bijeenkomsten niet mogelijk zijn, zodat noodzakelijke besluitvorming toch doorgang kan vinden. Door de noodwet kan worden afgeweken van veel formele vereisten die een zorgvuldig besluitvormingsproces waarborgen, mits aan bepaalde voorwaarden is voldaan. Het is echter raadzaam om niettemin een zorgvuldig besluitvormingsproces in te richten, zodat het besluit later niet alsnog wordt aangetast.

AMS Advocaten: specialisten voor ondernemingsrecht

Heeft u een ondernemingsrechtelijke vraag? Of heeft u een geschil met een lid van een orgaan binnen uw samenwerkingsverband? Neem dan contact op met AMS Advocaten. Wij hebben de ervaring en deskundigheid in huis om u adequaat en efficiënt te adviseren of – waar nodig – te begeleiden.