Update: spoedwetgeving virtuele aandeelhoudersvergadering naar Tweede Kamer

Eerder blogden wij over de aangekondigde spoedwetgeving die het mogelijk maakt de jaarlijkse algemene vergadering van aandeelhouders (AVA) op afstand te houden. Ministers Grapperhaus en Dekker hebben op 8 april het wetsvoorstel ‘Tijdelijke wet COVID–19 Justitie en Veiligheid’ naar de Tweede Kamer gestuurd. Advocaat Sjoerd Yntema bespreekt de belangrijkste wijzigingen voor uw onderneming.

Het wetsvoorstel

Het wetsvoorstel bevat een aantal aanpassingen in geldende wetten die er voor moeten zorgen dat ons rechtsverkeer niet stil komt te liggen. Zo bepaalt artikel 2 van het wetsvoorstel dat het mogelijk moet worden om voor de burgerlijke rechter te procederen door middel van een ‘tweezijdig elektronisch communicatiemiddel’ zoals Skype of Zoom. Voor ondernemingen zijn vooral de voorgestelde wijzigingen met betrekking tot de AVA belangrijk.

Fysieke vergadering

De huidige wetgeving schrijft voor dat een AVA ten minste één keer per jaar, fysiek moet plaatsvinden. Wanneer de statuten dat toelaten is het op dit moment mogelijk om elektronisch te stemmen tijdens een vergadering, maar een volledig virtuele AVA is op dit moment niet toegestaan. Het wetsvoorstel zal de huidige regelgeving flink versoepelen.

Wijzigingen wetsvoorstel

De belangrijkste wijzigingen voor het organiseren van de AVA op een rijtje:

• Het bestuur kan straks bepalen dat een AVA wordt gehouden die uitsluitend toegankelijk is via de elektronische weg. Het bestuur moet dit dan wel in de oproeping voor de AVA vermelden. Wanneer de oproeping al is verstuurd, kan dit nog tot 48 uur voor aanvang van de AVA gewijzigd worden.
• Het bestuur kan aandeelhouders de toegang tot de fysieke AVA weigeren onder de voorwaarde dat (i) de AVA via een elektronische weg te volgen is, en (ii) aandeelhouders tot 72 uur voor de vergadering in de gelegenheid zijn gesteld om vragen te stellen over onderwerpen die bij de oproeping zijn vermeld.
• De door de aandeelhouders gestelde vragen moeten uiterlijk tijdens de vergadering en per thema worden behandeld. De antwoorden moeten op de website van de vennootschap worden geplaatst of via een ander communicatiemiddel (e-mail/sharepoint) voor de aandeelhouders toegankelijk zijn. Ook moet het bestuur zich inspannen om tijdens de vergadering in het redelijke vragen te beantwoorden. Of dit daadwerkelijk mogelijk is, zal afhangen van de grootte van de onderneming en het aantal deelnemers aan de virtuele vergadering.
• Het bestuur kan besluiten om zonder statutenwijziging iedere aandeelhouder te laten deelnemen en te stemmen door middel van een elektronisch communicatiemiddel. Het bestuur kan ook bepalen dat stemmen die binnen 30 dagen voor de vergadering zijn ingestuurd, gelijk gesteld worden met stemmen die tijdens de vergadering worden uitgebracht. Zo hoeft niet iedere aandeelhouder op het moment van de vergadering ‘aanwezig’ te zijn en achter zijn computer te zitten om te kunnen stemmen. Wanneer het bestuur er voor kiest om alleen elektronische stemmen toe te laten, moet het dit wel in de oproeping vermelden.
• Deze regeling zal van tijdelijke aard zijn en gelden vanaf 23 maart 2020 tot en met 1 september 2020. Deze termijn kan met hoogstens twee maanden verlengd worden.

Ademruimte voor bestuurders

Naast dat het wetsvoorstel de virtuele AVA mogelijk maakt, bevat het ook nog een tweetal wijzigingen die bestuurders iets meer lucht moeten geven. Zo hoeft het bestuur volgens het wetsvoorstel de jaarrekening niet op te maken binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar, maar kan het deze termijn zelfstandig verlengen met nog eens vijf maanden.

De tweede ‘bestuursvriendelijke’ wijziging ziet op het niet tijdig deponeren van de vastgestelde jaarrekening. Dit levert een bewijsvermoeden op voor bestuurdersaansprakelijkheid in faillissement. Onder het wetsvoorstel zal een bestuurder – in het geval van een faillissement – niet worden aangesproken op het verzuimen van deze verplichting, wanneer dit te wijten is aan de gevolgen van de uitbraak van COVID–19. Anders dan de regels ten aanzien van de virtuele AVA, zal deze wijziging pas komen te vervallen op 1 september 2023.

Voortgang

Het wetsvoorstel ligt nu bij de Tweede Kamer, die zich erover zal buigen. Vervolgens moet het nog langs de Eerste Kamer, voordat het in werking zal treden. De wetswijziging zal terugwerken tot en met 23 maart 2020. Wij zullen u van de voortgang van het wetgevingsproces op de hoogte houden.