Het schriftelijkheidsvereiste bij besluit buiten de AVA: zo zit het!
Een bestuurder van een BV wordt in principe door de Algemene Vergadering van Aandeelhouders (AVA) benoemd. Een benoemingsbesluit kan ook buiten de vergadering worden genomen. Er gelden dan wel enkele voorwaarden. Zo moeten alle stemmen schriftelijk worden uitgebracht. Advocaat ondernemingsrecht Hidde Reitsma licht deze procedure toe.
Aandelentransactie door gevolmachtigde
In een recente rechtszaak ging het geschil tussen partijen over de vraag of er een rechtsgeldig benoemingsbesluit tot stand was gekomen. Een gevolmachtigde van een BV had de aandelen die de BV bezat in een Vastgoed BV verkocht. De (formeel) bestuurder tevens aandeelhouder van de BV was niet gekend van deze aandelentransactie. Volgens hem was de gevolmachtigde niet bevoegd om deze aandelentransactie uit te voeren.
Benoemingsbesluit rechtsgeldig genomen?
De gevolmachtigde stelde daarentegen dat de bestuurder mondeling ontslag had genomen en dat de gevolmachtigde tot (formeel) bestuurder was benoemd. De gevolmachtigde was -naar eigen zeggen- dus wel bevoegd. Het hof buigt zich over de vraag of er een rechtsgeldig benoemingsbesluit tot stand was gekomen.
Besluit aandeelhouders buiten AVA
Vaststaat dat de gevolmachtigde niet op een Algemene Vergadering is benoemd. Volgens artikel 2:238 BW kan besluitvorming van aandeelhouders op andere wijze dan in een vergadering geschieden. Vereist is wel dat alle vergadergerechtigden met deze wijze van besluitvorming hebben ingestemd. Voorts moeten, in geval van besluitvorming buiten vergadering, de stemmen schriftelijk worden uitgebracht. Dit heet het schriftelijkheidsvereiste.
Wijzigingsformulier Kamer van Koophandel
Volgens de gevolmachtigde is er aan het schriftelijkheidsvereiste voldaan. De bestuurder en (enig) aandeelhouder heeft namelijk het formulier van de Kamer van Koophandel waarmee de naam van de bestuurder wordt gewijzigd ondertekend. Dit moet volgens de gevolmachtigde worden beschouwd als vastlegging van het benoemingsbesluit. Vervolgens is de gevolmachtigde ingeschreven in het Handelsregister als bestuurder en -enige tijd later- de bestuurder uitgeschreven.
Niet voldaan schriftelijkheidsvereiste
Het hof is van mening dat het invullen van wijzigingsformulier van de KvK niet kan gelden als vastlegging van het besluit. Zodanig formulier vermeldt immers niets over het genomen zijn van een besluit door de aandeelhouders. Er is niet aan het schriftelijkheidsvereiste voldaan. De benoeming is niet op de wettelijk en statutair voorgeschreven wijze tot stand gekomen. De gevolmachtigde is niet rechtsgeldig benoemd tot bestuurder en was niet bevoegd om over de aandelentransactie te beslissen.
Advocaat bij benoeming bestuurder
Het hof bekrachtigt het vonnis van de rechtbank waarin voor recht is verklaard dat de gevolmachtigde niet bevoegd was om de BV te vertegenwoordigen en de aandelen te vervreemden en dat de bestuurder de formele bestuurder en 100% aandeelhouder is van de BV. De gevolmachtigde is veroordeeld tot vergoeding van de schade die de BV heeft geleden als gevolg van de verkoop van de aandelen van Vastgoed, op te maken bij staat en te vereffenen volgens de wet, met compensatie van de proceskosten.
