Digitaal vergaderen na COVID-19
In het kort
- De Tijdelijke wet COVID-19 is per 1 februari 2023 komen te vervallen.
- Op dit moment is digitaal vergaderen niet mogelijk, behoudens waar statutair geregeld.
- Wet voor permanente wettelijke mogelijkheid digitale vergadering in de maak.
Tijdelijke wet COVID-19
De Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid bood vanaf 24 april 2020 de mogelijkheid voor rechtspersonen om digitaal te vergaderen, ook als de wet of statuten dit normaal gesproken niet toestonden. Zo was het bestuur bevoegd te bepalen dat het stemrecht kon worden uitgeoefend door middel van een elektronisch communicatiemiddel en konden stemmen die voorafgaand aan de algemene vergadering door middel van een elektronisch communicatiemiddel worden uitgebracht, gelijkgesteld worden met stemmen die tijdens de vergadering werden uitgebracht.
Huidige situatie
De tijdelijke voorzieningen die volgden uit de Tijdelijke wet zijn geheel komen te vervallen per 1 februari 2023. Dit maakte Minister van Rechtsbescherming Frank Weerwind op 5 december 2022 bekend in een brief aan de Tweede Kamer. Dit heeft tot gevolg dat in alle gevallen waarin de statuten een digitale vergadering niet mogelijk maken, vergaderingen weer fysiek moeten worden gehouden.
Wetsvoorstel
Op dit moment ligt er wetsvoorstel voor de Wet digitale algemene vergadering privaatrechtelijke rechtspersonen. Het doel van het wetsvoorstel is het gebruik van elektronische communicatiemiddelen bij algemene vergaderingen van privaatrechtelijke rechtspersonen mogelijk te maken en te regelen. Daarnaast moet het makkelijker worden om de oproeping langs elektronische weg te verrichten.
Statutaire regeling vereist
In tegenstelling tot de noodwet maakt het wetsvoorstel virtuele algemene vergaderingen niet automatisch mogelijk en staat het deze manier van vergaderen alleen toe indien de statuten van een vennootschap in deze mogelijkheid voorzien. De statuten van de meeste vennootschappen voorzien hier niet in, waardoor de meeste vennootschappen eerst hun statuten moeten wijzigen voordat zij virtuele algemene vergaderingen krachtens het wetsontwerp kunnen houden.
Randvoorwaarden
Een digitale algemene vergadering moet volgens het wetsvoorstel zoveel als mogelijk een afspiegeling zijn van de fysieke vergadering en moet voldoen aan dezelfde randvoorwaarden, waardoor deelnemers volwaardig moeten kunnen participeren aan de digitale vergadering:
- Deelnemers moeten de vergadering rechtstreeks kunnen volgen met beeld en geluid;
- Deelnemers moeten met beeld en geluid aan de beraadslaging kunnen deelnemen (dus niet alleen luisteren);
- Het moet mogelijk zijn aandeelhouders die elektronisch deelnemen te identificeren.
De internetconsultatie over het wetsvoorstel is inmiddels gesloten. Wij zullen u uiteraard op de hoogte houden van relevante ontwikkelingen. Tot die tijd zijn wij graag bereikbaar voor vragen over de (digitale) vergadering.
