Deponeringsplicht jaarrekening nv/bv
In het kort
- De nv en de bv zijn wettelijk verplicht hun jaarrekening te deponeren.
- Een jaarrekening bestaat meestal uit een balans, een winst- en verliesrekening en een toelichting.
- Het bestuur maakt de jaarrekening op binnen vijf of tien maanden na afloop van het boekjaar.
- Als de jaarrekening niet binnen vijf maanden kan worden opgemaakt, dan moet er uitstel worden gevraagd van vijf maanden aan de AvA.
- De AvA stelt de jaarrekening vast zodat winst kan worden uitgekeerd.
- Na vaststelling moet de jaarrekening binnen acht dagen worden gedeponeerd bij de KvK.
- De jaarrekening moet uiterlijk twaalf maanden na afloop van het boekjaar worden gedeponeerd.
- Niet tijdig deponeren kan o.a. tot gevolg hebben dat het bestuur aansprakelijk is voor de schulden van de vennootschap bij faillissement.
- Niet tijdig deponeren is ook een economisch delict waarop een boete van €22.500,- kan staan.
Inhoud jaarrekening
Een jaarrekening bestaat in beginsel uit:
- de balans met toelichting;
- de winst- en verliesrekening met toelichting;
- en eventueel de geconsolideerde jaarrekening (één gezamenlijke jaarrekening van een concern).
Opmaken
Voordat de jaarrekening kan worden gedeponeerd, moet deze worden opgemaakt door het bestuur van de nv of de bv binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar van de vennootschap. De AvA kan besluiten om deze termijn eenmalig te verlengen met vijf maanden op grond van bijzondere omstandigheden. De uiterlijke opmaaktermijn is dus tien maanden na afloop van het boekjaar. Begint het boekjaar op 1 januari, dan moet het bestuur de jaarrekening dus hebben opgemaakt vóór 31 mei of vóór 31 oktober.
Voor de verlenging van de opmaaktermijn moet een aandeelhoudersbesluit worden genomen. Het is belangrijk om er rekening mee te houden dat de oproeptermijn voor een algemene vergadering acht dagen is bij een bv. Oproeping moet dus uiterlijk 23 mei plaatsvinden. Bij een nv (niet beursgenoteerd) is dit vijftien dagen en moet oproeping dus uiterlijk 16 mei plaatsvinden. Niet tijdige oproeping betekent in beginsel dat het besluit tot verlenging van de opmaaktermijn geen wettig besluit is.
Het bestuur is belast met de taak om de jaarrekening op te maken. Zelfs als er maar één bestuurder is die feitelijk de jaarrekening opmaakt, blijft het hele bestuur desondanks verantwoordelijk.
De jaarrekening moet worden ondertekend door alle bestuurders die op dat moment in functie zijn. Indien er een raad van commissarissen is, ondertekenen de commissarissen ook de jaarrekening. Ondertekening betekent instemming met de jaarrekening. Indien een handtekening ontbreekt, door bijvoorbeeld ziekte, moet de reden hiervoor vermeld worden. Wanneer een functionaris het niet eens is met de inhoud, dan kan hij zich disculperen van aansprakelijk door niet te ondertekenen.
Vaststellen
Na opmaak moet de AvA de jaarrekening vaststellen. Dit betekent dat de AvA moet instemmen met de opgemaakte jaarrekening. Door vaststelling staat het resultaat van een boekjaar vast waardoor een besluit tot winstuitkering kan worden genomen. Als de jaarrekening niet is vastgesteld, dan mag er dus geen winst worden uitgekeerd.
De wet kent voor het vaststellen geen termijn, maar de wet bepaalt wel dat als er niet is vastgesteld binnen twee maanden na de uiterlijke opmaaktermijn (vijf of tien maanden) dan moet de (niet-vastgestelde) jaarrekening alsnog worden gedeponeerd. Om een vastgestelde jaarrekening tijdig te deponeren, moet de jaarrekening bij een boekjaar gelijk aan een kalenderjaar uiterlijk vóór 31 juli of vóór 31 december worden vastgesteld.
Aangezien vaststelling gebeurt door een aandeelhoudersbesluit, moet ook hier rekening worden gehouden met de termijn voor het oproepen van een vergadering, Bij een bv moet de vergadering dan uiterlijk 23 juli (bij een opmaaktermijn zonder uitstel) of 23 december (bij een opmaaktermijn met uitstel) bijeen worden geroepen. Voor een nv (niet beurs genoteerd) geldt dat vergadering tot het nemen van een vaststellingsbesluit uiterlijk 16 juli of 16 december bijeen moet worden geroepen.
De AvA is echter niet verplicht om tot vaststelling over te gaan, maar kan ook besluiten dat het bestuur de jaarrekening moet herzien. De AvA kan niet eigenhandig de jaarrekening wijzigen.
Openbaar maken
De nv en de bv moeten de jaarrekening binnen acht dagen na vaststelling door de AvA openbaar maken. Bij een boekjaar gelijk aan het kalenderjaar betekent dit dat de uiterste datum om een vastgestelde jaarrekening tijdig te deponeren 8 augustus (bij een opmaaktermijn zonder uitstel) of 31 december (bij een opmaaktermijn met uitstel) is.
Houd er rekening mee dat bij een vennootschap waarbij de aandeelhouders gelijk zijn aan de bestuurders, de jaarrekening door opmaak en ondertekening ook direct is vastgesteld. Na opmaak moet de jaarrekening dus binnen acht dagen worden gedeponeerd.
Openbaarmaking gebeurt door deponering van de jaarrekening bij het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.
Gevolgen niet tijdig deponeren
Bij niet tijdige deponering kan iedere bestuurder in het geval van faillissement hoofdelijk worden aangesproken voor de schulden van de vennootschap, tenzij er sprake is van onbelangrijk verzuim.
Wanneer een jaarrekening namelijk niet tijdig is gedeponeerd, staat vast dat het bestuur zijn taak ‘kennelijk onbehoorlijk’ heeft vervuld waardoor hoofdelijke aansprakelijkheid ontstaat in het geval van faillissement. Dit geldt tot een termijn van drie jaar ná het niet tijdig deponeren. Een verstrekkend gevolg dus. Dit geldt niet als een bestuurslid aannemelijk maakt dat andere omstandigheden de oorzaak waren van het faillissement en dus niet de kennelijk onbehoorlijke taakvervulling.
