Factoringovereenkomst

De rompslomp van de debiteurenadministratie is een taak die veel ondernemers liever kwijt dan rijk zijn. Zeker bij een aanzienlijk aantal debiteuren kan de facturatie en incasso veel tijd in beslag nemen. Grote ondernemingen hebben hiervoor vaak een aparte afdeling. Een andere optie is om de debiteurenadministratie geheel uit handen te geven. Via een factoringovereenkomst bijvoorbeeld.

Overdragen debiteurenadministratie

Van factoring is sprake als een ondernemer zijn vorderingen op klanten overdraagt aan een gespecialiseerd extern bedrijf. Dit bedrijf (vaak een incassobureau) wordt de factor of factormaatschappij genoemd. De factor neemt de facturatie en incasso van de onderneming voor haar rekening en brengt hiervoor kosten in rekening (provisie).

Traditionele factoring

De factoringovereenkomst is bepalend voor de omvang van de taken van de factor. Een bekende vorm van factoring is traditionele factoring. Deze factoring is een soort kredietverstrekking. Grote ondernemingen dragen hun gehele debiteurenportefeuille over aan een factoringmaatschappij. De factoringmaatschappij verstrekt vervolgens krediet en brengt hiervoor en opslag of percentage in rekening.

Voorfinanciering vordering

In sommige factoringsovereenkomsten is voorfinanciering van vorderingen geregeld. Dit houdt in dat de factor vorderingen van de onderneming zal bevoorschotten: de onderneming krijgt dan al het betaald door de factor nog voordat de debiteur de factuur heeft betaald. De factor brengt een provisie of opslag in mindering. Het incassorisico is vervolgens voor de factor. Er zijn verschillende varianten op deze voorfinancieringsmogelijkheid. Zo kan ook zijn afgesproken dat er wel wordt bevoorschot maar dat de onderneming het voorschot moet terugbetalen als de vordering niet inbaar blijkt te zijn.

Cessie: overdracht vordering

Er zijn verschillende vormen van factoring mogelijk. Soms wordt alleen de debiteurenadministratie door de factor verzorgd, soms neemt de factor het gehele kredietrisico over en soms een tussenvorm. Als de factor vorderingen van de onderneming koopt, dan is er (tevens) sprake van cessie. Aan een (gewone) cessie zijn wettelijke vereisten verbonden die dan dus ook gelden voor de factoringovereenkomst.

Wettelijke voorschriften factoringovereenkomts

Zo moet de verkoop van de vordering schriftelijk geschieden (bij akte). Dit wordt een akte van cessie genoemd. Een akte is in principe een “ondertekend geschrift, bestemd om tot bewijs te dienen”, maar sinds 1 juli 2010 bepaalt de wet echter dat akten ook op een andere wijze dan schriftelijk kunnen worden opgemaakt, mits die vastlegging aan bepaalde (strenge) voorwaarden voldoet; een digitaal bestand zoals een PDF-document kan daaraan voldoen.

Mededeling cessie debiteur

Vervolgens zal de cessie moeten worden medegedeeld aan de debiteur, zodat die weet dat hij moet betalen aan een andere partij. Het is ook mogelijk de mededeling aan de debiteur achterwege te laten (zgn. ‘stille cessie’) maar dan moet de cessieakte wel worden geregistreerd bij de Belastingdienst. Totdat de cessie aan de debiteur wordt medegedeeld kan deze wel bevrijdend betalen aan de oorspronkelijke schuldeiser.

Voldoende bepaalbaarheid cessie

Tot slot moeten de over te dragen vorderingen voldoende bepaald zijn in de akte van cessie. De rechtbank benadrukt dat het echter niet nodig is dat per vordering (dus per factuur/debiteur) een akte van cessie wordt opgemaakt en dat iedere vordering specifiek genoemd wordt. Ook één akte met daarin een generieke omschrijving van meerdere vorderingen kan voldoende zijn.